MEI para ME em São José: passo a passo do desenquadramento sem dor

Você cresceu. Passou do limite do MEI, quer contratar, sua atividade mudou (ou você descobriu que ela nem deveria estar Introdução (ângulo “cliente PJ e escala”)

São José tem um perfil forte de serviços e comércio integrados à Grande Florianópolis. Isso faz muita gente sentir um “salto” comum: você começa como MEI, mas logo precisa virar ME para fechar contrato com empresa, emitir nota com consistência, contratar equipe e escalar.

O problema não é a decisão — é a execução. A execução correta depende de:

• escolher o motivo certo,
• acertar a data de efeito,
• e preparar o pós (nota, organização e apuração) para não travar quando a demanda aumentar.

Este guia resolve isso passo a passo, com foco na operação real de quem está escalando.

Depois da data de efeito, você precisa operar como ME: apuração, emissão e organização.

Se você quer sair de MEI para ME em São José, planejar para janeiro costuma ser mais “limpo”.

Se você foi obrigado (excesso/vedação/empregado), a data de efeito muda e pode ser rápida ou retroativa.

salve este resumo antes de fazer qualquer coisa

• Se for opção própria, comunicar em janeiro pode gerar efeito desde 1º de janeiro do mesmo ano; se comunicar em outros meses, o efeito costuma ser 1º de janeiro do ano seguinte (regra do serviço “Comunicar desenquadramento do SIMEI”, no portal do Simples).
• Se for obrigatório, a data de efeito depende do motivo (excesso de receita, vedação, empregado, filial etc.), conforme o Manual de Desenquadramento do SIMEI e regras do Simples.
• O fluxo no portal é simples: entrar em Comunicação de Desenquadramento do SIMEI, escolher o motivo, informar a data do fato e transmitir.
• A partir da data de efeito, você deixa de ser tributado como SIMEI e passa a ser tributado no Simples Nacional como ME (orientação tratada nos manuais do SIMEI/DASN-SIMEI).
• Para “sem dor”, o segredo é: acertar o motivo + acertar a data do fato + falar com contador antes da data de efeito, principalmente em casos de excesso > 20% (risco de retroativo).

1) MEI, SIMEI, ME e “desenquadramento”: o que cada termo significa

MEI x SIMEI

• MEI é a condição do empreendedor (o “tipo” simplificado de empresa, com regras próprias).
• SIMEI é o regime tributário dentro do Simples Nacional aplicado ao MEI (com o DAS fixo mensal).

Por isso, no portal, o procedimento normalmente aparece como “comunicar desenquadramento do SIMEI” (a nomenclatura do serviço do Gov.br/Simples Nacional).

ME (Microempresa) não é “outro CNPJ”

Na prática, a transição MEI para Microempresa geralmente mantém o mesmo CNPJ. O que muda:

• seu enquadramento e tributação,
• suas obrigações (apuração, declarações, controles),
• e, muitas vezes, cadastros/registro conforme prefeitura, estado, junta comercial e atividade.

Box — O que normalmente muda quando vira ME

• Imposto: sai do DAS fixo do MEI e vai para apuração (Simples Nacional, conforme atividade/anexo).
• Obrigações: escrituração/controle mais rígido, atenção a declarações e prazos.
• Contador: não é “proibido” tocar sozinho, mas na prática é altamente recomendado (e em vários cenários, indispensável para evitar retroativos e erros).
• Notas fiscais e cadastros: pode precisar ajustar série, credenciamento, inscrição municipal/estadual e regras locais.

2) Quando o desenquadramento de MEI para ME é obrigatório (e por quê)

Aqui é onde a maioria erra: o “gatilho” do desenquadramento muda prazo e data de efeito. As regras aparecem no Manual de Desenquadramento do SIMEI, no Manual DASN-SIMEI e na Resolução CGSN 140/2018 (base normativa do Simples, incluindo regras do SIMEI e ocupações).

Motivos obrigatórios mais comuns (com exemplos)

1. Excesso de receita bruta do MEI
   • “MEI ultrapassou limite e agora?”
   • Aqui existe a pegadinha dos 20%, que muda tudo (vamos detalhar no Passo 1).
2. Atividade vedada ao MEI
   • Importante: a regra olha a ocupação/atividade permitida para MEI (referenciada nas regras do SIMEI/Anexos, como o Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018).
   • Dica prática: não confie só no “nome do CNAE”; confirme a ocupação permitida no contexto MEI.
3. Participação em outra empresa (titular/sócio/administrador)
   • Ex.: abriu MEI e depois virou sócio de uma LTDA.
4. Empregado além do permitido
   • MEI tem limite de empregados. Contratar segundo empregado costuma disparar vedação (existem nuances em casos específicos, como substituição temporária por afastamento legal — confira a regra aplicável no seu caso).
5. Abertura de filial / mais de um estabelecimento
   • MEI não pode ter filial.

Prazos e efeitos quando é “situação de vedação”

Regra prática (bem comum nos manuais):

• Prazo para comunicar: até o último dia útil do mês seguinte ao fato.
• Efeito: geralmente a partir do 1º dia do mês seguinte ao fato.

Essas janelas (prazo/efeito) aparecem no Manual de Desenquadramento do SIMEI e no serviço do Simples, variando conforme o motivo.

Tabela: motivo x prazo x data de efeito x impacto

(Use esta tabela como mapa. No Passo 1 e Passo 3 eu amarro como identificar o caso e como isso vira ação.)

3) Quando o desenquadramento é opcional (planejado)

Sair do MEI por estratégia

Você pode querer a transição MEI para Microempresa por motivos positivos:

• crescer acima do limite,
• contratar mais gente,
• ter mais opções de enquadramento/atividade,
• operar com mais flexibilidade em emissão de notas e contratos.

Regra de ouro da data de efeito (opção própria)

Conforme a lógica do serviço do Simples (“Comunicar desenquadramento do SIMEI”):

• se você comunica por opção em janeiro, tende a produzir efeito desde 1º de janeiro do mesmo ano;
• se comunica em outros meses, o efeito tende a ser 1º de janeiro do ano seguinte.

Box “Sem dor”
Se a sua saída é planejada (não obrigatória), muitas vezes faz sentido organizar tudo para janeiro: fecha o ano “redondo”, evita confusão de competência e facilita a virada de rotinas (contador, notas, apuração, cadastros).

4) Passo 1 (sem dor): descubra seu “motivo” e a data do fato

Antes de abrir o portal, faça isso. É aqui que você economiza horas (e evita retroativo).

Checklist rápido para identificar o motivo correto

✅ Você passou do limite de faturamento do MEI?
✅ Aumentou muito e pode ter passado mais de 20% do limite?
✅ Mudou/descobriu atividade que não é permitida ao MEI?
✅ Virou sócio/administrador de outra empresa?
✅ Contratou segundo empregado?
✅ Abriu outro estabelecimento/filial?

Cada “sim” acima aponta para um motivo (e uma data do fato). No formulário, motivo e data determinam prazo e efeito.

Excesso de receita — a pegadinha dos 20% (a parte que mais dói)

Quando o tema é “MEI ultrapassou limite e agora”, você precisa responder 2 perguntas:

1. O excesso foi até 20% do limite?
2. Ou foi acima de 20%?

Por quê? Porque, de forma geral (como tratado nos manuais do SIMEI/Simples):

• até 20% costuma empurrar o desenquadramento para o ano seguinte (você se organiza e vira a chave em 1º/01);
• acima de 20% costuma gerar efeito retroativo (muitas vezes a 1º/01 do ano do excesso), o que exige ajustes.

E tem mais uma nuance importante (também tratada nos manuais):

• no ano de início de atividade, o desenquadramento por excesso pode retroagir à data de abertura do CNPJ.

Tabela: excesso de receita e impacto prático

Regra “sem dor”: se você suspeita de excesso acima de 20%, não empurre com a barriga. Isso é o tipo de caso que vira bola de neve.

5) Passo 2: como fazer o desenquadramento no portal (tutorial)

A base do passo a passo está no Guia do Gov.br (“Quero crescer (desenquadramento)”) e no serviço “Comunicar desenquadramento do SIMEI” do Simples Nacional.

O que você precisa antes de clicar

• CNPJ do MEI
• CPF do titular
• Forma de acesso ao portal do Simples (frequentemente via código de acesso do Simples Nacional; dependendo do fluxo/ambiente, pode haver alternativas de autenticação)
• Atenção a comunicações eletrônicas do sistema (ex.: caixa de mensagens/DTE, quando aplicável)

Tutorial: desenquadramento do SIMEI passo a passo (microações)

1. Acesse o portal do Simples Nacional na área do SIMEI.
2. Procure por “Comunicação de Desenquadramento do SIMEI” / “Realizar Desenquadramento”.
3. Entre com a forma de acesso solicitada (comumente código de acesso).
4. Informe CNPJ, CPF e os dados exigidos.
5. Selecione o motivo do desenquadramento.
6. Informe a data do fato (quando o sistema pedir).
7. Transmita a comunicação e salve o comprovante/recibo.
8. Acompanhe mensagens/retornos do sistema e guarde tudo (vai ajudar contador e eventuais ajustes).

Box de UX — erros comuns (e como evitar)

• Escolher o motivo errado: muda prazo e data de efeito. Volte ao Passo 1.
• Data do fato incorreta: é o que mais gera retroativo e pagamento errado.
• Comunicar fora do prazo: os manuais alertam para não esperar; pode haver consequências como autuações, cobrança e multa conforme o caso.

6) Passo 3: entenda a “data de efeito” e o que acontece depois (a parte crítica)

A data de efeito é o ponto de virada: a partir dela, você deixa de ser tributado pelo SIMEI e passa a ser tributado como empresa no Simples Nacional (conforme orientações tratadas nos manuais do SIMEI/DASN-SIMEI).

Se foi opção própria

• Comunicou em janeiro → efeito tende a 1º/01 do próprio ano.
• Comunicou em outros meses → efeito tende a 1º/01 do ano seguinte.

Se foi excesso de receita

• Até 20% → em geral, efeito 1º/01 do ano seguinte.
• Acima de 20% → em geral, efeito retroativo (frequentemente a 1º/01 do ano do excesso; no ano de início, pode retroagir à abertura).

Se foi vedação (atividade, sócio, filial, 2º empregado)

Em geral, o efeito é a partir do 1º dia do mês seguinte ao fato gerador (com prazo para comunicar até o último dia útil do mês seguinte, conforme manuais).

Box “Sem dor” (vale ouro)
Fale com contador antes da data de efeito — especialmente em excesso > 20%.
O contador vai:

• configurar apuração correta,
• revisar anexos/atividade,
• ajustar emissão de notas,
• e reduzir risco de retroativo mal calculado.

5) O pós em São José: roteiro para não travar quando o cliente pedir nota

Emissão de notas (serviços e/ou comércio)

• Garanta que seu cadastro e regime estejam coerentes com a operação pós-data de efeito.
• Se você alterna PF e PJ, padronize: contrato + nota + recebimento + conciliação.

Organização financeira (o que faz você crescer sem susto)

• Conta PJ separada (se ainda não tem, crie)
• Conciliação semanal (15 min)
• Fechamento mensal (60 min)

Precificação (o ponto que mata lucro em expansão)

Quando sai do MEI, o imposto muda. Se você não recalcular preço, o crescimento pode virar “crescer faturamento e cair lucro”.

Faça o básico:

preço final coerentes/estado) pode exigir ajustes.

custo fixo + custo variável + margem alvo

imposto estimado no Simples (com contador)

Nota fiscal e operação

• Revise sua rotina de emissão (série, credenciamento, padrões do município/estado).
• Ajuste cadastro em sistemas de NFS-e/NF-e (se aplicável).
• Separe finanças: conta PJ, conciliação, fluxo de caixa.

Precificação e o “pulo do gato”

Quando você vira ME, o imposto sai do “fixo” e pode mexer na sua margem.

✅ Antes de aumentar volume, faça uma simulação simples:

• preço atual,
• custo,
• margem,
• imposto estimado no Simples (com contador),
• e ajuste preço antes de vender mais barato do que aguenta.

Box “Sem dor”: documentos para mandar ao contador

• CCMEI e dados do CNPJ
• Comprovante/recibo da comunicação de desenquadramento do SIMEI
• Endereço e atividades atuais
• Faturamento por mês (idealmente dos últimos 12 meses)
• Extratos e notas emitidas
• Folha/dados de empregado (se houver)

Cenários em São José

Contratação de equipe: 2º empregado dispara desenquadramento; ajuste rápido para não operar “desalinhado”.

Serviços para empresas: virou ME para fechar contrato; precisa ajustar nota e rotina imediatamente.

Excesso acima de 20% por aceleração: corre para organizar receitas mensais e ajustar apuração desde a data de efeito.

9) Erros que travam a transição (e como evitar)

• Comunicar fora do prazo (especialmente em excesso > 20%): os manuais são claros em orientar que não é para esperar; isso aumenta risco de cobrança e multa.
• Errar a data do fato motivador: afeta diretamente a data de efeito.
• Achar que “é só desenquadrar” e esquecer o pós: prefeitura, inscrição, nota, rotina e financeiro.
• Não simular imposto e quebrar a margem: você cresce… e descobre tarde que estava vendendo com lucro falso.

10) Checklist final “sem dor” (copiável)

✅ Antes

• Identifique o motivo (excesso, vedação, empregado, filial, sócio etc.)
• Defina a data do fato com precisão
• Separe documentos e organize faturamento por mês
• Faça uma simulação básica de impacto (ideal com contador)

✅ No portal

• Acesse Comunicação de Desenquadramento do SIMEI
• Entre com os dados de acesso solicitados
• Selecione o motivo correto
• Informe a data do fato corretamente
• Transmita e salve o comprovante

✅ Depois

• Ajuste a rotina de apuração/obrigações (Simples Nacional)
• Organize emissão de notas fiscais e cadastros do sistema
• Separe financeiro (conta PJ, conciliação, fluxo de caixa)
• Alinhe com contador as obrigações desde a data de efeito

✅ Ajustes locais (conforme estado/município)

• Verifique Junta Comercial/REDESIM (se exige ato/alteração)
• Revise Inscrição Municipal, alvará e regras da prefeitura
• Confira exigências específicas da sua atividade

FAQ

Se você quiser transformar isso em uma ação sem risco, seu próximo passo é simples:
monte sua linha do tempo (motivo → data do fato → data de efeito) e mande para um contador junto do comprovante do desenquadramento e do seu faturamento mensal. Isso reduz drasticamente o risco de retroativo mal feito.